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榆林市行政执法档案管理办法
  • 发布时间:2014-07-31 00:00:00
  • 作者:榆林市档案馆
  • 来源:原创
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第一条  为加强行政执法档案管理,使行政执法档案工作制度化、规范化,推进依法行政,根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,制定本办法。

第二条  本办法所称行政执法档案,是指在实施行政许可、行政处罚、行政强制、行政检查及其他行政执法活动(以下统称行政执法活动)中形成的各种文字、图表、声像和电子载体等形式的历史记录。

第三条  本办法适用于本市各级行政执法机关。

    法律、法规、规章或国务院有关部门对行政执法档案管理另有规定的,从其规定。

第四条  市档案行政管理部门和市政府法制机构,负责对全市行政执法机关行政执法档案工作的监督、指导。县(区)档案行政管理部门和县(区)政府法制机构负责对本县(区)行政执法档案工作进行监督、指导。

第五条  行政执法机关应当建立健全行政执法档案的收集、整理、立卷、归档制度,将档案管理工作纳入行政执法责任制考核内容。

第六条  行政执法机关应当将行政执法活动中形成的全部档案集中统一管理,任何个人不得据为己有。

第七条  行政执法机关应当将行政执法档案作为文书档案属类整理、排列;行政执法档案较多的,可单独作为一类整理、排列。

第八条  行政执法机关应当根据行政执法活动的实际,将所形成的下列记录归档:

(一)行政许可,包括行政许可(含变更、延续行政许可,下同)申请书、受理凭证、补正材料告知书、当场或实地审查材料、听证意见或听证笔录、招标(拍卖)情况材料、检验(检测、检疫)结果、专家评审(鉴定)意见、准予行政许可或不予行政许可的书面决定、撤销(撤回)行政许可决定书、延续行政许可申请书、准予或不准予延续行政许可决定书、行政许可注销手续、行政复议或诉讼材料等。

(二)行政处罚,包括行政处罚决定书、立案(受案)材料、各种证据材料、限期改正通知书、听证材料、拟行政处罚的审查意见、拟行政处罚告知书、送达凭证、罚没款票据、暂缓或分期缴纳罚款的材料、行政复议或诉讼材料等。

(三)行政强制,包括采取行政强制措施的批准文件、现场笔录、查封(扣押)清单、冻结或解除冻结存款决定书、督促催告的书面材料、当事人陈述申辩记录、行政强制决定书、代为履行材料、申请法院强制执行材料、法院裁定材料以及行政复议或诉讼材料等。

    (四)行政检查,包括行政许可后的跟踪监督检查和日常巡回监督检查情况,包括现场勘查(书面检查)记录、询问笔录、检查结论、现场采取的措施等。

    (五)其他行政执法活动,包括行政执法机关的确认、裁决、给付、奖励等结论性材料、当事人申请及提供的材料、有关证据材料、行政执法机关的审查意见,以及市档案行政管理部门规定的其他材料。

    第九条  行政执法档案应装订成卷。一案一卷、一卷一号。其中涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的,可以一案二卷,即正卷和副卷。卷内材料排列,应当结论、决定、结案处理性文件在前,依据材料在后;批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其他材料依其形成规律或特点,按有关规定排列。

    第十条  行政执法档案的卷内材料应当按排列顺序,采用阿拉伯数字依次编写页码或件号。并统一在有实际内容的每页材料正面的右上角、背面的左上角编上页号,图表和声像材料也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

    第十一条  行政执法档案的卷内材料应当制作目录,目录应当按规定的格式逐件填写,材料的题名不得更改和简化;没有题名应拟定题名,加[ ];没有责任者和时间的材料要考证清楚,填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间和主要内容;填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。

    第十二条  行政执法档案的封皮,应逐项按规定填写清楚,案卷题名要简明,确切地反映卷内文件材料内容,一般包括责任者、内容和名称等,样式一致,文字简练;使用简称应通俗易懂,并用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整、清晰,也可以用电脑打印。

    第十三条  行政执法档案卷内材料要去掉金属物,对破损的材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷;案卷应采取四孔一线的方法装订。

    不能随文书装订立卷的证据,应放入证据袋中随卷归档,并在证据袋上和证据材料备考表中注明证据名称、数量、提取时间、地点、责任人、存放地点等内容。

    第十四条  行政执法档案应当按照案卷的排列顺序编制卷号,在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号;案卷目录应区别不同保管期限,分年度或混年编制目录号,在一个全宗内不得出现重复的案卷目录号。

    第十五条  行政执法档案应符合下列要求:

(一) 文件材料应齐全完整;

    (二)正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件等密不可分的文件,装订时应排列在一起;

    (三)对文件材料情况的说明,应逐项填写在备考表内,并置于卷尾。

    第十六条  需归档的行政执法案件材料由行政执法机关在结案后10天内整理归档,装订成册。

    对已作出行政执法决定,但自决定作出之日起一年内未执行完结的案件,已形成的记录由行政执法机关指定机构予以登记,集中管理。

    第十七条  行政执法档案涉及秘密事项的应当保密。对涉及国家秘密事项的,应当由行政执法机关依法确定密级,并按秘密载体保护规定加强管理;对非国家秘密但不宜公开的事项和个人隐私,应当限定知悉范围,不得公开。对不明确事项具体密级的,应按权限报上级业务主管部门或保密工作部门确定。

    第十八条  行政执法机关对归档的档案,应当区别其内容和载体,按照便于保管、方便利用的原则进行分类整理、排列和保管,并编制检索工具,满足档案提供利用的需要。

    第十九条  利用行政执法档案,应当按有关规定办理手续,填写《档案查阅登记簿》或《档案借阅登记簿》。利用结束后,及时归还档案。属于国家秘密的,按照保密法及国家有关规定办理。

    任何单位和个人不得在档案上涂改和作任何文字标记。

    第二十条  行政执法档案的保管期限执行下列规定:

    (一)属于有限自然资源开发利用、公共资源配置以及直接关系公共利益的特定行业,环境保护,直接关系公共安全、人身健康、生命财产安全方面的行政许可、行政强制、行政处罚的,永久保管;

    (二)属于企业或其他组织的设立许可以及设立后的行政强制、行政处罚的,永久保管;

    (三)属于行政确认、行政裁决、行政征收、行政给付、行政奖励、行政规划、行政合同的,永久保管;

    (四)属于其他行政执法案件的,长期保管,保管期限为16年以上、50年以下。

    前款规定的行政执法档案,属于依法适用简易程序的行政执法案件,可以短期保管,保管期限为3年以上、15年以下。

    第二十一条  行政执法机关应成立档案鉴定小组,定期对已超过保管期限的行政执法档案进行鉴定。

    销毁失去保存价值的行政执法档案,须由鉴定小组提出意见,填写销毁清册,经单位负责人批准后,由二人在指定地点监销,并在销毁清册上签名。

第二十二条  机构发生变动的行政执法机关,应当根据国家、省、市有关规定,合理处置行政执法档案的归属与流向。

第二十三条  在行政执法档案收集、整理、保管中作出显著成绩的单位和个人,由政府或档案行政管理部门、行政执法机关给予表扬奖励。

    第二十四条  违反本办法的,由档案行政管理部门视其情节责令限期整改、通报批评或建议同级政府取消其评比先进的资格;对有关行政执法人员,由行政执法单位依照有关规定给予批评教育、离岗培训、调离执法岗位、取消执法资格等处理。

    第二十五条  对因保管不善造成行政执法档案丢失、损毁、泄露国家秘密或伪造、编造、篡改行政执法档案的,由行政执法机关或有关部门依法给予负有责任的负责人和直接责任人行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

    第二十六条  本办法自2008年12月  日起施行。